Trayectoria

Proyectos

Se carga una vez y el resto se deduce

La lista pone la cartera entera en una tabla: tipo, estado, fecha de inicio, precio acordado, cobrado hasta hoy, avance, ganancia y margen. El margen es la columna que ordena las decisiones, porque es la única que compara trabajos de tamaños distintos.

Adentro de la ficha se carga el precio acordado, en cuántas cuotas y cada cuánto, qué costos tiene y quiénes participan. Al guardar, el calendario de cuotas se genera solo y el equipo queda sumado al reparto; después se toca todo desde ahí: agregar un costo, marcar una cuota como cobrada, revertir un cobro mal cargado o volver a generar el calendario si cambió el trato. Un cobro revertido no desaparece —queda registrado que se revirtió—.

Cada cuota cobrada puede llevar colgado su comprobante: la factura del cliente o el resumen de la transferencia, adjuntado desde la misma pantalla donde se registra el cobro, en vez de vivir en una carpeta que hay que acordarse de mirar. El archivo no queda en ninguna dirección pública: se guarda autenticado y se sirve del lado del servidor, así que un enlace copiado y pegado en un chat no abre nada.

Flujo de caja

Seis meses para atrás y seis para adelante

El pronóstico solo no dice nada: un mes flojo que viene se lee distinto si los seis anteriores fueron iguales. Por eso la ventana arranca medio año atrás, que es lo que le da escala al medio año que sigue.

El dibujo no son doce pares de barras: es una línea sola con el saldo acumulado. La pregunta que trae a alguien a esta pantalla no es «¿cuánto entró en mayo?» —eso está en la tabla de abajo, con el número exacto— sino «¿cuánta plata voy a tener, y cuándo me quedo corto?», y esa pregunta es una línea en el tiempo. Va sólida hasta el último mes cerrado y punteada de ahí en adelante: lo que ya pasó y lo que todavía es un pronóstico no pueden dibujarse igual. Abajo del cero el relleno se pone rojo, que es el único momento en que este gráfico tiene que gritar. Lo que entró, lo que falta entrar y lo que sale de cada mes aparecen al pasar el mouse.

Arriba, cinco números en tinta común. El color queda para dos: lo que el período deja, que es lo que se vino a averiguar, y lo vencido sin cobrar, si hay algo vencido. Cuántos meses mira para adelante es un parámetro, no una constante del código. Y la ventana que se está mirando baja a planilla con un botón: punto y coma de separador y coma decimal, que es lo que Excel en español necesita para no meter la fila entera en una sola celda.

Liquidaciones

Sobre lo cobrado, nunca sobre lo facturado

Es la regla que evita la discusión más cara que existe entre socios: una factura emitida no genera derecho a cobro, porque el cliente todavía puede no pagar. Acá se devenga contra plata que efectivamente entró. Para cada persona se muestran cuatro cosas —cuánto devengó, cuánto ya cobró, qué le queda pendiente y de qué proyectos viene— y los pagos se registran contra ese saldo. El mes se elige de a uno, y el saldo de una persona es la suma de todos.

Cada pago tiene además su constancia imprimible —fecha, importe, concepto y, si se pagó en una moneda una deuda en otra, el tipo de cambio con el que bajó el saldo—, y tanto el reparto del mes como el historial completo de pagos bajan a planilla. La constancia aclara en el pie que es interna y no una factura: parecerse a un comprobante fiscal sin serlo sería el error, no el olvido.

Gastos fijos

Lo que se paga exista o no un proyecto

El alquiler, las licencias, el contador: gastos que no son de nadie en particular y que por eso suelen quedar fuera de la cuenta, y son justo los que se comen el margen. Acá se cargan una vez y se reparten entre los proyectos activos del mes según una regla que se elige en Ajustes. Un proyecto puede quedar afuera del prorrateo cuando corresponde —un favor, un trabajo de prueba— y ese trabajo deja de ensuciar el número de los demás.

Alertas

Cinco cosas que conviene mirar antes de que duelan

No es un buzón de notificaciones: son cinco preguntas que el módulo se hace solo cada vez que alguien entra. Cuotas vencidas sin cobrar. Proyectos con margen negativo, que son los que se trabajan a pérdida sin que nadie lo note hasta el cierre. Meses donde los ingresos no llegan a cubrir los gastos fijos. Repartos mal cargados, que no suman lo que tienen que sumar. Y proyectos sin equipo asignado, que es la forma silenciosa de que la plata de alguien nunca se devengue. Las rojas se cuentan aparte.

Personas

Una persona y una cuenta no son lo mismo

Se puede repartir plata con alguien que nunca entra al panel, y hace falta que se pueda: un colaborador que factura y se va no necesita una contraseña, necesita que su parte esté bien calculada. Por eso una persona del reparto y una cuenta de acceso son dos cosas distintas que se cruzan en esta pantalla, y la lista muestra todos los accesos que apuntan a una misma persona en vez de quedarse con uno. Esconder un acceso que existe es justo lo que no puede pasar acá.

Mi cuenta · Roles

Un empleado ve lo suyo, y lo demás no le llega

Hay tres roles. Control total maneja la cartera entera. Un lector la ve completa pero no puede tocar nada —sirve para un contador o un socio que revisa—. Y un empleado ve solamente los proyectos donde participó, su liquidación y su cuenta: el panel del mes, el flujo de caja, los gastos fijos y las alertas ni siquiera le aparecen en el menú.

Eso no se resuelve escondiendo botones. Lo ajeno se descarta en el servidor antes de dibujar la página, así que nunca sale de ahí; y pedir el proyecto de otro por su dirección devuelve un 404, no un «no tenés permiso», porque un mensaje de permiso denegado confirma que ese proyecto existe y deja tantear de a uno. Un detalle que cuesta más de lo que parece: los gastos fijos se prorratean sobre la cartera entera y recién después se filtra la vista. Si se filtrara al consultar, cambiarían todos los números.

Historial

El pasado no se edita, ni siquiera por accidente

Cada cosa que alguien hace queda registrada con su nombre y la hora, incluidos los intentos que el módulo rechazó. No hay botón de borrar, y no es que esté escondido: la tabla tiene una regla en la base de datos que rechaza modificar, borrar y vaciar. Ni la aplicación puede. Una fila equivocada no se corrige, se explica con otra fila. Es la diferencia entre un registro y un archivo que alguien pudo haber acomodado.

Ajustes

Todo lo que discutiría un contador es un campo

El porcentaje que la empresa se guarda de reserva, el tipo de cambio, las comisiones y los impuestos del cobro local y del cobro del exterior por separado, cuántos meses mira el flujo para adelante y con qué regla se prorratean los gastos fijos. Se cambia un número acá y el módulo entero se recalcula: no hay una segunda versión de la cuenta escrita en el código. Desde la misma pantalla se dan de alta las cuentas, cada una atada a la persona del reparto que le corresponde.

Y cómo se llama lo que se administra. El módulo dice «proyecto» porque nació adentro de un estudio de software, pero un taller le dice orden de trabajo, una constructora obra y un estudio contable carpeta. Son dos campos —singular y plural, cargados a mano porque «orden de trabajo» pluraliza en el medio y ninguna regla lo acierta— y con eso el sustantivo cambia en las diez pantallas, en los títulos de las solapas y en los archivos que se bajan.

Otros rubros

Qué tiene que pasar en un negocio para que esto le sirva

Nada de esto es propio de una empresa de software. Hacen falta tres cosas, y con las tres el módulo entra sin tocarle la lógica.

Que el trabajo se cuente por obra y no por hora de mostrador: algo que empieza, tiene un precio acordado y termina. Que se cobre en partes —una seña y el saldo, tres cuotas, un anticipo por avance—, porque ahí es donde aparecen el vencido sin cobrar y la diferencia entre facturado y cobrado. Y que el resultado se reparta entre más de uno: socios, un equipo a porcentaje, un colaborador por trabajo, un vendedor a comisión.

Si falta la tercera igual sirve, porque el margen y el flujo siguen siendo el problema. Si falta la segunda —se cobra todo junto y al contado— sobra la mitad del módulo. Y si el negocio factura por mes fijo en vez de por obra, esto no es lo que necesita.

Rubro por rubro

Lo que cambia de un rubro al otro es el vocabulario

Un taller mecánico tiene órdenes de trabajo con presupuesto aprobado, repuestos que son el costo, seña y saldo contra entrega, y mecánicos que cobran por trabajo terminado. Es el mismo objeto con otro nombre: el margen por orden contesta qué tipo de reparación conviene tomar, y el prorrateo de gastos fijos es lo que explica por qué un trabajo chico a veces deja menos que nada.

Una constructora o un estudio de arquitectura trabaja por obra con certificaciones por avance, subcontratistas que se llevan su parte y materiales que se cargan como costo: ahí el flujo de caja a seis meses es la pantalla que más se mira, porque la obra se paga antes de cobrarse.

Un estudio contable o jurídico lleva carpetas por cliente con honorarios pactados, cuotas mensuales y socios que se reparten según quién trajo el asunto y quién lo trabajó. La regla de «sobre lo cobrado y no sobre lo facturado» es literalmente la discusión que tienen todos los estudios.

Una productora audiovisual o una agencia factura por proyecto con anticipo, tiene freelances por pieza y gastos fijos que hay que repartir entre las producciones del mes. Una inmobiliaria reparte comisiones entre quien captó y quien vendió. Un gremio de oficios —electricistas, plomeros, refrigeración— subcontrata por trabajo y necesita saber cuánto le queda después de pagar al que fue.

En todos los casos cambian tres cosas: cómo se llama el objeto —orden, obra, carpeta, producción, operación—, los porcentajes de comisión e impuesto, y qué gastos son fijos. Las tres son campos en Ajustes, sin excepción: el nombre del objeto se escribe una vez en singular y en plural, y el módulo entero pasa a decirlo. La cuenta que hay abajo es la misma.